Pembersihan peti masuk anda adalah tugas yang kebanyakannya membuang pada senarai I'll-tackle-that-later-kami - tepat di antara penyata bank dan menganjurkan laci sampah. Tapi kenapa?
Kerana manusia ditekan keras untuk melakukan apa-apa kecuali mereka melihat kenaikan harga.
Inilah sebabnya untuk membuat organisasi peti masuk menjadi keutamaan: ia akan menjadikan anda lebih bahagia, lebih aman, lebih produktif.
Dalam satu kajian yang dijalankan oleh Radicati beberapa tahun lalu, penyelidik meramalkan bahawa pekerja purata akan menghantar dan menerima kira-kira 125 e-mel setiap hari menjelang tahun 2015. Itu adalah kira-kira 45, 625 e-mel setahun, termasuk "kelabu abu-abu, " tetapi tidak termasuk e-mel peribadi. Jadi, jika anda mempunyai kawan, anda boleh meneruskan dan membongkar cara nombor itu. Apa itu menambah masa dengan bijak?
Pada tahun 2012, laporan McKinsey & Company mendapati bahawa orang menghabiskan kira-kira 28% membaca minggu kerja dan menjawab e-mel. Itu kira-kira 12 jam seminggu. Saya tidak tahu tentang anda, tetapi jika saya boleh memotong nombor itu separuh, saya akan mempunyai lebih banyak masa untuk pergi ke yoga.
Tetapi lebih banyak daripada membebaskan masa anda. Saya percaya peti masuk anda adalah perwakilan dari fikiran anda. Dan pembersihan itu benar-benar mengenai keamanan yang datang bersama-sama dengan mengatasi kekacauan mental. Apabila anda mula berfikir tentang e-mel dengan cara ini, anda tiba-tiba melihat pentingnya mendapatkan peti masuk anda di bawah kawalan. Di sini ada beberapa langkah untuk memulakan anda:
1. Tanya sendiri soalan-soalan yang sukar. Anda mungkin tertanya-tanya apa makna refleksi diri dengan peti masuk anda. Segala-galanya, sungguh. Bahagian luar adalah perwakilan dalaman. Berfikir tentang peti masuk anda sebagai refleksi dari keadaan fikiran anda, mulakan dengan bertanya kepada diri sendiri mengapa anda telah membiarkan peti masuk anda keluar dari kawalan dan perkara-perkara lain yang mungkin membuat anda merasa tidak terkendali dalam hidup anda. Jawapannya semudah yang terlalu padat atau serius kerana mengelakkan perubahan kerjaya yang sangat diperlukan. Mengetahui dan menghadapi isu-isu ini boleh menjadi bahagian yang paling sukar dalam keseluruhan proses. Jawab diri anda dengan jujur, dan anda akan bersedia untuk mental dan emosi untuk menyelesaikan tugas.
2. "RDFS" E-mel Belum Dibaca Anda. Dalam bukunya, Burung oleh Burung: Beberapa Arahan untuk Penulisan dan Kehidupan , Anne Lamott mengingatkan bagaimana sebagai seorang anak, adiknya pernah ditenggelami oleh projek sekolah tentang burung. Ayahnya memberitahu abangnya untuk mengambil projek "burung oleh burung" supaya dia tidak terintimidasi oleh tugas besar di hadapan. Anda mungkin mempunyai sejumlah besar e-mel yang belum dibaca untuk pergi walaupun. Anda mesti melakukannya burung oleh burung. Jangan berfikir tentang perkara yang dilakukan, cuma tinggalkan di peti masuk anda sedikit demi sedikit dengan mengingati bahawa anda melakukan tugas ini untuk kesejahteraan mental anda. Melihat setiap e-mel kerana semua mempunyai tujuan membuat penyingkiran mereka berasa seperti anda telah mencapai sesuatu. "RDFS" -ing adalah cara mudah untuk melakukannya. Saya menyesuaikan akronim ini dari bekas bos saya yang memberitahu saya bahawa setiap e-mel baru memerlukan satu daripada empat tindakan: balas serta-merta, memadamkan tanpa bertindak balas, ikuti atau simpan untuk rujukan masa depan. Mengetahui bahawa anda hanya mempunyai empat pilihan untuk setiap e-mel baru akan meresahkan perasaan tidak puas hati dan tidak berdaya, mengurangkan masa yang diperlukan untuk menyusun e-mel anda yang belum dibaca dan meningkatkan produktiviti anda. Semasa anda melangkaui semua 5, 000 e-mel anda yang belum dibaca (atau apa sahaja nombor anda ... tiada penghakiman di sini), sebahagian besar daripada mereka mungkin jatuh ke dalam kategori "susulan" atau "simpan untuk rujukan masa depan", tetapi itulah sebabnya langkah seterusnya yang penting adalah untuk mendapatkan sistem organisasi di tempat yang berfungsi untuk anda.
3. Atur Apa yang Kiri. Ia tidak pernah terhenti untuk memukau saya betapa tersinggung dengan janji organisasi. Perkhidmatan e-mel baru Google bernama Inbox menggunakan "e-mel sebagai model senarai tugasan." Ia membolehkan anda menyusun e-mel ke dalam kategori "disemat, " "disembunyikan" atau "selesai" dan mengumpulkan sejumlah besar e-mel ke dalam "bundel" membuat kekurangan peti masuk lebih mudah diurus. Ya, ia benar-benar mesra pengguna, tetapi jangan terpedaya dengan kehalusan itu. Anda tidak perlu mendapatkan kotak masuk bersih. Tidak ada hack kehidupan ajaib yang akan menjadikan proses ini lebih mudah.Tapi inilah berita gembira: ada formula palsu. Decluttering peti masuk anda hanya memerlukan membangunkan sistem dan mengekalkan konsisten dengannya. Sekiranya anda boleh melakukan perkara itu, anda adalah emas. Di sini saya melakukannya: Saya menggunakan satu peti masuk Gmail untuk semua mel saya, dan setelah saya "RDFS" menghantar e-mel baru saya, saya mengarkibkan saya "simpan untuk rujukan masa depan "E-mel menggunakan folder Gmail, yang boleh dikodekan warna dan bersarang. Jika folder yang sesuai tidak wujud, saya buat yang baru. Saya mempunyai 65 folder aktif pada masa ini. (Kebanyakan pelayan e-mel boleh melakukan fungsi yang sama jika anda tidak menggunakan Gmail.) Kemudian, saya alamat e-mel "susulan" saya, yang saya simpan dalam peti masuk saya (saya cuba jangan biarkan nombor itu mendapat lebih dari 100, kerana saya tahu ia secara peribadi membuat saya merasa terharu). Jika e-mel yang "susulan" memerlukan tindakan di pihak saya, saya membuat "tugas" dalam Kalendar Google (cth: "Pilih tempat untuk makan tengah hari dengan Lisa" atau "Hantarkan hamparan Excel ke bos saya") dan tambahkan tarikh jatuh tempo untuk tugas itu jadi saya akan mendapat peringatan jika perlu. Dengan cara itu saya tidak bangun pada tengah malam yang membimbangkan apa yang saya terlupa. Serius, tidur malam yang baik. Hantarkan diri anda untuk membangunkan protokol organisasi anda sendiri. Mana-mana kaedah yang selesa dan lestari untuk anda akan berfungsi jika anda berpegang kepadanya.
4. Tangani Big Rocks Pertama. Menurut Stephen Covey yang menulis The 7 Kebiasaan Orang yang Sangat Berjaya, "batu besar kehidupan" adalah tugas-tugas yang jika anda tidak meletakkan terlebih dahulu, anda tidak akan pernah mendapatkannya sama sekali. Namun, mereka sering yang paling penting. Dan apabila kita mengelak daripada mereka, mereka sangat berat terhadap kami secara mental dan emosi. Apabila anda menggunakan metafora batu besar untuk menghantar e-mel, anda dapat melihat betapa mudahnya untuk menghabiskan sebahagian besar masa anda dalam talian menangani masalah kecil pasir - e-mel segera yang memerlukan segera perhatian dan memberi kita ilusi produktiviti - dan menanggalkan batu-batu besar - e-mel yang memerlukan kita untuk berfikir atau lakukan secara serius. Semakin lama batu-batu besar itu menjadi tidak diprioritaskan, semakin banyak kecemasan yang memaksa mereka menjadi bagi kita. Selaraskan tekanan yang berpotensi dengan membuat janji untuk menangani e-mel batu besar terlebih dahulu. Sentiasa. Ia mungkin kelihatan kontra-intuitif untuk menangani perkara peti masuk yang lebih keras, lebih lama memakan masa pertama, tetapi meluangkan masa untuk mengetahui apa yang diperlukan oleh e-mel yang anda akan menjimatkan masa dan stres dalam jangka masa panjang. pelepasan ketegangan bahu, mengagumi peti masuk murni anda, ia akan mula mengisi lagi. Begitulah hidup. Tetapi jangan terkejut - pembersihan yang mendalam dilakukan, dan itulah bahagian yang sukar. Mengekalkan adalah bahagian yang mudah sekarang bahawa anda mempunyai sistem penipu. Saya bercakap dari pengalaman apabila saya mengatakan bahawa hari-hari yang produktif dan malam yang aman akan menjadi semua motivasi yang anda perlukan untuk menyimpan peti masuk anda daripada semakin berantakan lagi.
